İşletmelerin elektronik belgeye geçişi hızlanırken en çok sorulan konulardan biri e-Arşiv faturadır: Kimler düzenlemek zorunda, kağıt fatura hâlâ kesilebilir mi, sınırlar ne zaman değişiyor? Bu yazıda e-Arşiv faturanın ne olduğunu, 2026 yılı için geçerli zorunluluk çerçevesini ve uygulamada dikkat edilecek noktaları, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) yayımladığı güncel Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 509) metnine dayanarak sade bir dille anlatıyoruz.
Özet: e-Arşiv fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara düzenlenen elektronik faturadır. Basit usulde vergilendirilen ve işletme hesabı esasına göre defter tutan mükelleflerde, vergiler dahil 3 bin TL’yi aşan faturalar için e-Arşiv zorunluluğu 2026 sonuna kadar geçerlidir; 1/1/2027’den itibaren tutara bakılmaksızın e-Arşiv düzenlenecektir.
e-Arşiv fatura nedir?
e-Arşiv fatura uygulaması, faturanın kâğıt basılı olmadan, GİB’in belirlediği standartlarda elektronik ortamda düzenlenmesi, iletilmesi ve saklanması esasına dayanır. Tebliğe göre bu fatura; e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan alıcılara, yani nihai tüketicilere ve e-Fatura mükellefi olmayan vergi mükelleflerine düzenlenen fatura türüdür. Alıcı ve satıcının ikisi de e-Fatura kullanıcısıysa aralarındaki faturanın e-Fatura olması gerekir; e-Arşiv bu durumda devreye girmez.
Faturayı düzenleyen taraf, e-Arşiv faturayı kâğıda basarak saklamaz. Tebliğ, e-Belgelerin mali mühür veya elektronik imzayla birlikte, kanuni süreler boyunca elektronik, manyetik ya da optik ortamlarda saklanmasını ve istenildiğinde ibraz edilmesini öngörür.
Kimler e-Arşiv fatura düzenlemek zorunda?
Tebliğin IV.2.4 bölümü, e-Arşiv uygulamasına geçiş zorunluluğunu farklı gruplar için ayrı ayrı düzenler:
| Grup | Çerçeve |
|---|---|
| e-Fatura kullanıcıları | e-Fatura mükellefi olanlar, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara e-Arşiv fatura düzenler (IV.2.4.1). |
| İnternet ortamında satış yapanlar ve aracı hizmet sağlayıcıları | Aracı hizmet sağlayıcıları, internet ilanı yayımlayanlar, internet reklamcılığı hizmet aracıları ile kendi sitelerinde veya elektronik ortamlarda satış yapanlar için ayrı geçiş kuralları vardır (IV.2.4.2). |
| Diğer mükellefler | Fatura tutarına bağlı zorunluluk (IV.2.4.3, aşağıda ayrıntılı). |
| GİB tarafından bildirim yapılanlar | GİB, riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük bulduğu mükelleflere, en az 3 ay süre vererek e-Arşiv zorunluluğu getirebilir (IV.2.4.4). |
Bu yapı, hangi gruba girdiğinizi belirlemeyi önemli kılar. Faaliyetiniz internet üzerinden satışı kapsıyorsa ayrıca e-ticarette vergilendirme yazımıza göz atabilirsiniz; e-Fatura ve e-Arşiv geçiş sürecinin genel hatları için e-Faturaya geçiş zorunluluğu rehberimiz de faydalıdır.
2026’da tutar sınırı: Kâğıt fatura ne zamana kadar?
Tebliğin IV.2.4.3 bölümü, e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin düzenleyeceği faturalar için tutara bağlı bir zorunluluk getirir. 589 Sıra No’lu Tebliğ ile yapılan değişiklikle (yürürlük: 31.12.2025) güncel metin şöyledir:
| Mükellef grubu | Dönem | Kural |
|---|---|---|
| Genel olarak e-Arşiv’e dahil olmayan mükellefler | 1/1/2026 itibarıyla | Tutara bakılmaksızın e-Arşiv fatura düzenlenir. |
| Ticari kazancı basit usulde tespit edilen mükellefler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlar | 1/1/2025 – 31/12/2026 | Vergiler dahil toplam tutarı 3 bin TL’yi aşan faturalar e-Arşiv olarak düzenlenir. |
| Aynı mükellef grubu | 1/1/2027 itibarıyla | Tutara bakılmaksızın e-Arşiv fatura düzenlenir. |
Zorunluluk kapsamındaki faturaların kâğıt (matbu) olarak düzenlenmesi veya alınması hâlinde, istisnai haller dışında, faturayı düzenleyen ile nihai tüketici dışındaki vergi mükellefiyeti bulunan alıcı hakkında her bir kâğıt fatura için ayrı ayrı olmak üzere Vergi Usul Kanunu’nun 353. maddesindeki cezai hüküm uygulanır. Ceza tutarları her yıl yeniden değerleme oranıyla değiştiği için güncel tutarı Gelir İdaresi Başkanlığı duyurularından teyit etmenizi öneririz.
e-Arşiv faturada bulunması gereken bilgiler
Tebliğin IV.2.3 bölümüne göre e-Arşiv faturada şu bilgiler zorunludur:
- Düzenlenme tarihi ve belge numarası,
- Faturayı düzenleyenin adı/soyadı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve vergi kimlik numarası,
- Müşterinin adı/soyadı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası,
- Malın veya işin cinsi, miktarı, fiyatı ve tutarı ile vergi türü, oranı ve tutarı,
- Mal satışlarında teslim tarihi ve irsaliye numarası,
- GİB’in duyuracağı tarihten itibaren, faturanın elektronik ortamda sorgulanıp doğrulanmasını sağlayan karekod veya barkod.
Bunlara ek olarak işletmeler, ihtiyaçları doğrultusunda başka bilgilere de yer verebilir.
e-Arşiv faturaya nasıl geçilir?
Tebliğe göre e-Arşiv uygulamasından yararlanmak üzere iki temel yöntem vardır: GİB’in sunduğu e-Belge portalı üzerinden (GİB Portal Yöntemi) veya GİB’den izin almış özel entegratör kuruluşların sistemleri aracılığıyla. Kendi bilgi işlem sisteminizi GİB ile entegre etmek de mümkündür. Genel adımlar şunlardır:
- Mükellef türünüzü belirleyin: Bilanço, işletme hesabı veya basit usul; ayrıca faaliyetinizin zorunluluk gruplarına girip girmediğini kontrol edin.
- Yöntemi seçin: Fatura adedi azsa portal, yoğunsa muhasebe yazılımıyla entegre çalışan özel entegratör çoğu zaman daha pratiktir.
- Başvurunuzu yapın: Portal başvuruları ebelge.gib.gov.tr adresi üzerinden yürütülür; gerekli kimlik ve yetkilendirme adımları portalda tarif edilir.
- Muhasebe sürecinizi güncelleyin: Düzenlenen e-Arşiv faturaların aylık olarak mali müşavirinize iletilmesi ve KDV beyanıyla uyumlu kaydedilmesi gerekir.
- Saklama düzeni kurun: Faturaları yasal süreler boyunca elektronik ortamda saklayacak ve istenildiğinde gösterebilecek bir yapı oluşturun.
Fatura kesme zamanlaması da önemlidir; yedi günlük kural için fatura düzenleme süresi yazımıza bakabilirsiniz.
Sistem arızasında kağıt fatura düzenlenebilir mi?
Tebliğin V.7 bölümü, elektronik düzenlenmesi gereken belgelerin bazı hallerde kâğıt olarak düzenlenebileceğini ve bu durumda özel usulsüzlük cezası kesilmeyeceğini belirtir (kanunen düzenleme süresinin geçirilmemesi kaydıyla):
- GİB’in ve e-Belge uygulamasına taraf kamu kurumlarının sistemlerinde arıza, kesinti veya bakım olması,
- İspat veya tevsik edilmek kaydıyla, mükellefin ya da özel entegratörün sistemlerinde arıza, kesinti veya planlı bakım olması,
- İspat veya tevsik edilmek kaydıyla, mali mührün ya da elektronik imza aracının arızalanması veya çalınması,
- GİB’in duyuru ya da kılavuzlarıyla kâğıt düzenlemeye veya e-Fatura yerine e-Arşiv düzenlemeye izin verilmesi.
Mükelleften kaynaklanan diğer nedenler bu kapsamda değerlendirilmez. Arıza hâlinde yaşananları (ekran görüntüsü, entegratör bildirimi vb.) belgelemek olası uyuşmazlıkta işinizi kolaylaştırır.
Sık yapılan hatalar
- Alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını kontrol etmemek: Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Arşiv değil e-Fatura düzenlenmelidir.
- Tutar sınırını yanlış yorumlamak: 3 bin TL ifadesi yalnızca basit usul ve işletme hesabı esaslı mükelleflere ilişkindir ve vergiler dahil toplam tutarı esas alır; 2027’de bu sınır kalkıyor.
- Eksik bilgiyle fatura kesmek: Tebliğde sayılan zorunlu bilgilerin (vergi türü, oranı, tutarı vb.) eksik bırakılmaması gerekir.
- Saklama yükümlülüğünü unutmak: e-Arşiv faturalar yasal süreler boyunca elektronik ortamda saklanmalı ve istendiğinde ibraz edilebilmelidir.
Sonuç
e-Arşiv fatura, 2026 itibarıyla birçok mükellef için tutara bakılmaksızın zorunlu hâle gelmiştir; basit usul ve işletme hesabı esasındaki mükelleflerde ise geçiş dönemi 31/12/2026’da sona erecektir. Hangi grupta olduğunuzu şimdiden netleştirip yöntemi ve muhasebe akışını yıl sonuna kalmadan kurmak, ceza riskini ve son dakika yoğunluğunu azaltır. Kendi işletmeniz için e-Dönüşüm sürecini planlamak isterseniz e-Dönüşüm hizmetimizi inceleyebilir veya fatura tutarlarını planlarken KDV hesaplama aracından yararlanabilirsiniz.
Kaynak: VUK Genel Tebliği (Sıra No: 509) güncel metni – GİB, GİB e-Belge Portalı.
Sık sorulan sorular
e-Arşiv fatura nedir?
e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara (nihai tüketiciler ve e-Fatura mükellefi olmayan vergi mükellefleri) düzenlenen ve Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) belirlediği usule göre elektronik ortamda oluşturulup saklanan faturadır. GİB e-Belge portalı veya özel entegratör üzerinden düzenlenebilir.
Basit usul ve işletme hesabı esasına tabi mükellefler kağıt fatura kesebilir mi?
VUK Genel Tebliği (Sıra No: 509) IV.2.4.3 bölümüne göre bu mükelleflerde vergiler dahil toplam tutarı 3 bin TL'yi aşan faturaların e-Arşiv olarak düzenlenmesi zorunludur; 1/1/2027 tarihinden itibaren ise tutara bakılmaksızın e-Arşiv zorunlu olacaktır. Kendi durumunuz için güncel metni veya mali müşavirinizi kontrol etmeniz önerilir.
Sistem arızalıysa kağıt fatura düzenlenebilir mi?
Tebliğin V.7 bölümünde sayılan hallerde (GİB sistemlerinin arızası veya bakımı, ispat edilmek kaydıyla mükellef ya da özel entegratör sistemindeki arıza, mali mühür veya elektronik imza aracının arızalanması ya da çalınması gibi) belge kağıt olarak düzenlenebilir ve bu durumda özel usulsüzlük cezası kesilmez. Mükelleften kaynaklanan diğer nedenler bu kapsama girmez.
